¿Qué es la
comunicación interna?
La comunicación
interna contempla los mensajes y relación que tiene una organización con sus
colaboradores, con el objetivo de mantener una interacción abierta y
propositiva con ellos. Se realiza mediante contenidos que se difunden en los
canales internos para informar, educar, inspirar, motivar y reforzar la cultura
corporativa.
Al impulsar la comunicación
interna los colaboradores se sienten parte de la empresa, valoran lo que la
organización hace por ellos y se comprometen más con los objetivos de negocio.
Además, se genera un ambiente de trabajo adecuado y ético.
¿Cuántas veces sucede
que mandas una circular que nadie lee, recibes información importante a través
de comentarios de pasillo, o pasas por momentos de incertidumbre cuando notas
que uno de tus colegas ya no está en la compañía sin mayor explicación?
Pongámoslo así: realiza una encuesta preguntando sobre la misión o visión de la
empresa, ¿Cuántos de tus compañeros crees que los conocen? Todos estos casos
indican una comunicación interna deficiente (o su total ausencia).
Importancia de la
comunicación interna
Siempre hay
comunicación entre tu empresa con sus colaboradores: un cambio de equipos,
nuevo mobiliario, las constantes fallas del servidor, la ausencia de un
gerente; cualquier cosa comunica. Aún sin un canal establecido, todas las
situaciones que ocurren dentro de la organización son percibidas por los
trabajadores, pero sin una estrategia adecuada el mensaje puede
malinterpretarse o incluso transformarse en algo negativo.
Igual que una comunicación
externa (dirigida hacia tus clientes), la comunicación interna
debe ser estratégica, es decir, tener objetivos, tácticas para alcanzarlos y
resultados medibles.
La comunicación interna es importante para integrar equipos y ayuda a alinearlos con los objetivos del negocio, mejora los flujos de trabajo, genera ambientes agradables y proactivos (por lo que la empresa gana en productividad), contribuye a la percepción positiva de marca hacia el interior y convierte a tus trabajadores en embajadores que hablan bien de tu organización.
Un estudio del
Observatorio de Comunicación Interna e Identidad Corporativa en España indica
que 75 % de las empresas cuentan con colaboradores con un sentido de
pertenencia alto o muy alto cuando hay una comunicación interna, mientras que
un 90 % de los directivos opina que una comunicación adecuada genera mejores
resultados para la empresa.
Otra ventaja es que la
comunicación interna optimiza el onboarding de los nuevos colaboradores,
permite contar con una plantilla laboral estable y disminuir el ausentismo y la
rotación de personal.
Objetivos de la
comunicación interna
A través de la
comunicación interna puedes alcanzar un ambiente laboral eficiente y relaciones
sanas entre colaboradores de la empresa. Aquí tienes las metas más comunes de
la comunicación interna:
Emitir información
valiosa de la empresa: este es el objetivo principal, ya que al difundir
constantemente información sobre la organización generas beneficios para los
colaboradores, para los procesos, la empresa y tus clientes.
Contar con diversos
canales de comunicación: hay que entender el perfil de tus colaboradores para
saber cuáles son los canales de comunicación que puedes usar. Uno de los
propósitos de la comunicación interna es precisamente afinar estos canales y
abrir otros para tener una mejor interacción con los trabajadores.
Optimizar información
entre áreas: mediante la comunicación interna puedes optimizar y fortalecer el
flujo de información entre los diferentes departamentos, áreas, equipos,
sucursales, etc.; de tal forma que todos estén en sintonía y alineados hacia
los objetivos de negocio.
Mejorar las relaciones
entre colaboradores: cuanto mejor sea el ambiente laboral y las interacciones
entre compañeros, mayor será el nivel de productividad con la
organización.
Retener el talento
valioso: cada vez es más difícil retener a las personas que son valiosas para
una organización. Cuando generas estrategias de comunicación interna
contribuyes a crear lazos de fidelidad y si el colaborador está a gusto se lo
pensará dos o tres veces antes de tomar la decisión de cambiar de
trabajo.
Contribuir con la
capacitación de los trabajadores: las técnicas y canales de comunicación
interna pueden ser explotados para educar y capacitar a los colaboradores, no
solamente en lo que tiene que ver con su puesto o área laboral, sino en otros
aspectos de la vida.
Mejorar la calidad de
vida de tus colaboradores: si tu comunicación interna es proactiva, es decir,
no solamente informativa, sino que genera acciones en favor de los trabajadores
estarás fomentando una mejor calidad de vida en las personas que forman tu
organización.
Promover el
conocimiento para generar identidad de marca: cuando generas contenidos
específicos para circulación interna estarás promoviendo una identidad de marca
entre tus colaboradores.
Integrar a los
trabajadores: podrás incorporar más fácilmente a los empleados nuevos e
involucrarlos con los valores corporativos, sus propósitos y las acciones que
lleva a cabo la compañía.
Participación de los
trabajadores en las actividades de la empresa: otro de los objetivos de la
comunicación interna es que los colaboradores concurran en las actividades
de la compañía (eso abarca aquellas que están relacionadas con la operación,
así como las acciones de participación social o las dinámicas específicas de
compañerismo y ambiente laboral sano).
¿Y en qué se basa
la comunicación externa?
Es aquella que
ocurre entre la empresa y todos los agentes externos pero
relacionados a ella. Por ejemplo, clientes, proveedores, posibles clientes
potenciales, público en general interesado en la marca, acreedores, empresas
socias, etc. El objetivo es compartir información, ya sean noticias de la
propia empresa, así como de sus productos, servicios o comunicados en
particular.
Según Annie Bartolí en
su libro Comunicación y Organización, existen tres tipos de comunicación
externa:
1. Operativa. Es
aquella que difunde el desenvolvimiento diario de la empresa, orientada a
clientes, proveedores, administración pública, etc.
2. Estratégica. Su
finalidad es enterarse de los datos de la competencia, la evolución y las
tendencias del mercado, leyes y normas, etc.
3. De notoriedad. Da
a conocer a la empresa como una marca que informa sus productos y mejora su
imagen. Se realiza mediante publicidad, patrocinios, etc.
Algunos ejemplos
de comunicación externa incluyen el envío de Mailings, récords
financieros, Newsletters, etc., así como también publicaciones en redes
sociales dirigidas al público objetivo. Al igual como sucede con la
comunicación interna, una empresa debe contar con un área de comunicaciones o
relaciones públicas destinada a potenciar y gestionar de forma correcta sus
mensajes.
Las herramientas más
usadas aquí son, por ejemplo, los sitios web corporativos. La plataforma web de
la organización mostrará de manera pública las actividades y eventos
relacionados con la empresa, del mismo modo que sus nuevos productos o
servicios.
La comunicación
externa también debe ser lineal, ya que es necesario brindar la oportunidad de
responder y opinar a todos los que reciben nuestros mensajes en redes sociales
como Facebook o Twitter. De esta manera se consigue una mayor retroalimentación
de lo que funciona o no en el negocio. Por ejemplo, una respuesta de un cliente
sobre una duda o falta de entendimiento de un producto, permitirá a la compañía
educar al consumidor al publicar guías, tutoriales o reseñas.
Otro recurso es la nota de prensa. Estas son distribuidas a todos los medios de comunicación, especialmente a aquellos que están relacionados con el rubro de la empresa. Después, se monitorea en qué medios fue finalmente publicada la nota de prensa para medir su impacto y alcance.
Del mismo modo,
una estrategia de Email Marketing permitirá conectarse con miles
de usuarios, así como con clientes potenciales. Para que sea una estrategia
efectiva, el área de comunicaciones debe segmentar eficazmente al público al
que se le envía el mail, ya sea por edad, profesión, poder adquisitivo, etc.
Tanto la comunicación
interna como la comunicación externa cuentan con aspectos clave para el
desarrollo de una empresa. Por ello, las áreas encargadas de ambas deberán
mejorarlas e implementar estrategias y planes para emitir o recibir los
mensajes.
Referencia bibliográfica
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