Qué es la comunicación Interna

 La comunicación interna es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa. Sin ella, no es posible coordinar las tareas de manera eficaz, integrar a los empleados y poner en práctica la misión, la visión y los valores de la organización. 

En el escenario de crisis actual, en el que muchas empresas han adoptado el home office como régimen de trabajo para parte o todos los empleados, es aún más importante, y desafiante, mantener una buena y eficiente comunicación entre todos los empleados.  

Qué es la comunicación Interna

La comunicación interna es la transmisión de información de la organización entre los distintos sectores a través de sus canales internos. Esta herramienta es esencial para una comunicación eficaz, reduciendo el ruido y la fricción de la comunicación, fomentando el compromiso de los colaboradores que contribuyen al customer centric y al customer journey.

Al fin y al cabo, una empresa es un organismo vivo formado por personas plurales, diversas y con distintas necesidades. Saber quiénes son los empleados es el primer paso hacia una comunicación interna eficaz. Puede suceder tanto vertical como horizontal.

La comunicación interna vertical tiene lugar entre empleados de diferentes puestos. Para que esto suceda es necesario tener una jerarquía, como el intercambio de información de los líderes con su equipo, por ejemplo. También puede ser de tipo ascendente, cuando ocurre de abajo hacia arriba: envío de informes, aclarando dudas, entre otros; o del tipo descendente, cuando se da la comunicación de arriba hacia abajo: instrucciones, feedbacks de desempeño, entre otros.

Por otro lado, la comunicación horizontal ocurre cuando el intercambio de información se lleva a cabo entre empleados del mismo nivel jerárquico. Y por lo tanto, no hay un flujo de comunicación ascendente o descendente. El propósito de la comunicación interna aquí es hacer más colaborativo el trabajo en equipo, resolver problemas y monitorear la ejecución de las actividades.

La importancia de la comunicación interna para el compromiso de los colaboradores

Una comunicación interna de calidad es responsable por la interacción y compromiso de los empleados porque, en primer lugar, les permite mantenerse informados sobre los problemas de la empresa. Es más fácil para los empleados aprender sobre cambios comerciales, nuevos objetivos o situaciones que enfrenta la empresa en un momento dado.

Además, una buena comunicación interna también hace que los empleados se sientan más integrados en el negocio. Cuando la gerencia se preocupa por comunicarse con los empleados, automáticamente se sienten parte de lo que es realmente importante para el negocio.

Incluso una buena comunicación está relacionada con una buena percepción del empleador. Una encuesta mostró que más del 70% de los empleados ven la empresa de manera positiva cuando la comunicación interna se lleva a cabo correctamente. Esto contribuye a la satisfacción, lo que conduce a la motivación y el compromiso e impacta positivamente en la satisfacción y fidelización de los clientes de la organización. 

Más ventajas de mantener una buena comunicación interna

1. Aumenta la productividad de los empleados y los procesos;
2. Disminuye la rotación de empleados, el turnover;
3. Incrementa la satisfacción, lo que contribuye a un ambiente de trabajo saludable;
4. Fomenta el intercambio de conocimientos entre empleados;
5. Agrega mayor credibilidad y transparencia a la comunicación empresarial;
6. Optimiza el trabajo en equipo;
7. Alinea la visión, misión y valores de la empresa con los empleados;
8. Reduce el ruido de la comunicación;
9. Incrementa el sentido de pertenencia en relación con la organización;
10. Alinea las expectativas con respecto al desarrollo profesional.

¿Qué sucede cuando la comunicación interna no es efectiva?

El padre de la administración moderna, Peter Drucker, dijo que el 60% de todos los problemas administrativos son el resultado de una comunicación ineficaz. ¡Está justo ahí! La falta de comunicación en las empresas provoca ruido en la comunicación. Después de todo, si hay lagunas en el discurso de la organización, los empleados hacen sus propias interpretaciones y suposiciones.

Además, una comunicación ineficaz puede incluso dañar la imagen de la empresa. Imagina si un cliente compra un servicio, pero, en la práctica, recibe algo totalmente diferente. Esto demuestra que el vendedor no tenía los conocimientos suficientes para explicar las características del producto ofrecido. Resultado: ¡cliente insatisfecho!

Supón, entonces, que los conflictos internos y la información no coincidente van más allá de los muros de la empresa. Los rumores pueden llegar a proveedores, socios comerciales e incluso a otros profesionales. Esto dificultará la atracción de talentos. 

Conoce, a continuación, otros problemas causados ​​por la falta de herramientas de comunicación efectivas.

Rumores

Las noticias falsas también se apoderan del entorno empresarial y se difunden por los pasillos de la empresa. Generalmente, esta información tiene un contenido alarmista y genera inseguridad en los empleados.

Los rumores de que existe una lista con nombres de personas que serán despedidas o que la empresa está a punto de declararse en quiebra, por ejemplo, perjudican la armonía en el ambiente laboral.

Desacuerdos

¿Sabes cómo funciona el juego de teléfono roto? El mensaje que se transmite en un extremo es totalmente diferente al mensaje recibido en el otro extremo. Los datos incompletos o fantasiosos, tienen dimensiones alarmantes y fomentan una competitividad malsana entre los empleados. Esto puede generar conflictos entre empleados e incluso involucrar a los cargos de liderazgo.

Desmotivación de los empleados

Los feedback en el ambiente de trabajo siempre son bienvenidos. Si un empleado comete un error, el gerente debe llamarlo en privado y asesorarlo sobre los valores y actitudes permitidos por la organización. Esta respuesta también sirve para hacer cumplidos y ajustes para mejorar el desempeño laboral.

Sin embargo, ¿Qué pasaría si el empleado pasara meses sin recibir esta devolución? Una pulga se posará detrás de su oreja y comenzarán las suposiciones.

Supongamos una situación aún peor: un compañero de trabajo dice que escuchó rumores de que el jefe no está satisfecho con sus servicios. Por lo tanto, crea un clima de miedo e inseguridad que desmotivará al empleado. El resultado es una caída en la productividad, falta de compromiso, rotación de personal, etc.

Estrategias para mejorar la comunicación interna

Tips para crear una comunicación interna eficaz en la empresa

1. Fomentar las interacciones

Fomentar el diálogo y la interacción armoniosa entre directores, gerentes y empleados es el primer paso hacia una buena comunicación interna. Es importante, ya que permite que los empleados se sientan libres de expresar sus opiniones y deseos, no solo para los miembros del equipo, sino también para sus propios gerentes.

Demuestra que la puerta de la sala de líderes siempre está abierta a nuevas ideas y conceptos e incluso para conocer mejor a los empleados y sus demandas. Lo mismo ocurre con los canales de comunicación digital de la empresa.

2. Promover la alineación de expectativas con los empleados

Luego de estimular y fomentar las interacciones, es necesario alinear la organización y los empleados. Esto debe hacerse, sobre todo, fortaleciendo la cultura organizacional, aclarando los objetivos generales y específicos y las expectativas de gestión de cada equipo y de cada profesional.

Por ello, realiza presentaciones de los principales objetivos, estándares y políticas de la organización y refuérzalos a lo largo del trabajo, manteniendo el diálogo con tus empleados. 

3. Usar el endomarketing

La comunicación interna y el endomarketing están estrechamente vinculados. Después de todo, los empleados pueden ser considerados clientes del equipo de RR.HH., ¡y nada mejor para conquistar a tus clientes que las estrategias de marketing diseñadas especialmente para ellos!

Al igual que ocurre con estrategias de customer experience, es fundamental asegurar que los empleados tengan una buena experiencia en el entorno corporativo, que se sientan cómodos haciendo sugerencias, pidiendo ayuda y comunicándose con transparencia en los más diversos temas. 

Planifica actividades interactivas, valora el desempeño personal e integra a los empleados en procesos creativos de planificación y toma de decisiones. De este modo, contarás con personal motivado y una comunicación empática y sincera.  

4. Comunicarse a través de imágenes y videos

También debes utilizar el poder de las imágenes para transmitir mensajes y mejorar la comunicación interna. El ser humano está extremadamente influenciado por los estímulos visuales y esto puede ser utilizado estratégicamente por las empresas para mejorar el desempeño de los empleados.

Los videos institucionales, por ejemplo, pueden ser una buena herramienta. Muchas empresas incluso le apuestan a la estrategia de tener una TV institucional, cuyos resultados suelen ser muy positivos. Además, incluye memes, emojis, stickers. Todo es bienvenido para motivar a los talentos internos de tu empresa.

5. Apostar por diferentes canales de comunicación

En el escenario actual, más que nunca, la comunicación interna está tomando nuevas formas rápidamente. Antes, en su mayoría, se realizaba por contacto presencial, y ahora, con la distancia social, es principalmente a través de videollamadas, mensajes corporativos de WhatsApp y envío de e-mails.

Siendo así, es fundamental reinventar y adaptar los medios de comunicación a las necesidades actuales, destacando la importancia de ofrecer una mayor multiplicidad de canales de atención, que puedan utilizarse para facilitar la comunicación, tanto en la atención al cliente como entre los empleados. 

Realiza diariamente videollamadas breves para monitorear el desempeño y la motivación de los empleados, desarrolla actividades especiales como la capacitación a distancia y ofrece herramientas efectivas para mantener fluida la comunicación.  

Existen numerosas plataformas disponibles para ayudarte. Entre ellos, Zoom, Microsoft Teams y Google Meet te permiten realizar videollamadas gratuitas, ideales para realizar reuniones de seguimiento semanales. Además, Slack es una herramienta que funciona como canal de comunicación para mensajes rápidos, ¡ideal para mantener integrado a tu equipo!

Referencia bibliográfica

https://www.zenvia.com/es/blog/comunicacion-interna/